Když firma přeroste tabulky a e-maily, stojí před otázkou: koupit hotový software, nebo nechat vyvinout informační systém na míru? Na internetu najdete zastánce obou cest. Jedni varují před zdlouhavým vývojem, druzí před krabicovým řešením, které nikdy nebude sedět. Pravda bývá někde mezi. Jednoznačná odpověď neexistuje a záleží na tom, jak specifické jsou vaše procesy a jak důležité jsou pro váš byznys.
V tomto článku vám ukážeme, podle čeho se rozhodovat, na co se ptát dodavatelů a proč volba často nemusí být černobílá.
Co si představit pod pojmy hotový software a systém na míru
Hotový software je produkt, který používá mnoho firem najednou. Typicky si ho předplatíte jako službu v cloudu nebo koupíte licenci. Dodavatel ho vyvíjí pro široký trh, takže obsahuje funkce, které potřebuje většina zákazníků. Úpravy jsou možné jen v rozsahu, který produkt dovolí, obvykle přes nastavení, doplňky nebo napojení přes API.
Systém na míru vzniká pro jednu konkrétní firmu. Vychází z jejích procesů, používá její názvosloví a dělá přesně to, co je potřeba, nic víc a nic míň. Firma obvykle vlastní zdrojový kód nebo má jistotu, že ho může dále rozvíjet, a sama rozhoduje, kam se systém bude ubírat.
Kdy dává smysl hotový software
Pro běžné agendy, které fungují ve většině firem stejně, je hotové řešení často rozumná volba. Typicky jde o účetnictví, mzdy, firemní e-mail, kalendáře nebo sdílení dokumentů. Tyto oblasti jsou dané zákonem nebo zavedenou praxí a nemá smysl vymýšlet je znovu.
Hotový software je dobrá volba, když:
vaše procesy odpovídají tomu, jak software funguje, a nemusíte je ohýbat,
nepotřebujete výrazné úpravy ani složité napojení na další systémy,
agenda pro vás není konkurenční výhodou, jen nutností,
potřebujete řešení rychle a nemáte čas na vývoj,
počet uživatelů a objem dat jsou v rozsahu, pro který je produkt určený.
Výhodou je rychlé nasazení, předvídatelné náklady a to, že se o aktualizace, bezpečnost a provoz stará dodavatel. Nevýhodou je, že se musíte přizpůsobit vy. A když dodavatel změní podmínky nebo funkce, případně produkt ukončí, máte jen omezené možnosti, jak reagovat.
Kdy se vyplatí systém na míru
Systém na míru se vyplatí tam, kde vás hotový software nutí ohýbat procesy nebo vést část agendy bokem v tabulkách. Signály, že je čas uvažovat o vlastním řešení:
Používáte několik nástrojů, které spolu nekomunikují, a data mezi nimi přepisujete ručně.
Váš způsob práce je specifický a právě v něm je vaše výhoda oproti konkurenci.
Platíte za spoustu funkcí, které nepoužíváte, a ty, které potřebujete, chybí.
Kolem hotového softwaru vznikla síť tabulek, maker a provizorních řešení, kterým rozumí jen jeden člověk.
Chcete zákazníkům nebo partnerům nabídnout vlastní portál či aplikaci.
Potřebujete mít data pod vlastní kontrolou, například kvůli bezpečnosti nebo jejich dalšímu využití.
Typickými příklady jsou plánování výroby, řízení zakázek, rezervační systémy, klientské portály nebo oborové agendy, pro které na trhu neexistuje dobrý produkt. V takových případech systém na míru často nahradí několik nástrojů najednou a odstraní ruční přepisování mezi nimi.
Na co se zaměřit při rozhodování
Neporovnávejte jen pořizovací náklady. Smysluplné srovnání zahrnuje celý život řešení, tedy několik let provozu. Zohledněte tyto oblasti:
Čas a chyby
Kolik času vaši lidé tráví obcházením omezení současného řešení, přepisováním dat a dohledáváním informací? Kolik chyb z toho vzniká a co stojí jejich náprava? Tyto náklady nejsou vidět na žádné faktuře, ale platíte je každý měsíc.
Růst a změny
Jak snadno půjde systém rozšířit, až firma poroste, přidá pobočku nebo novou službu? Hotový software může mít limity v počtu uživatelů, záznamů nebo funkcí. Systém na míru se dá rozšířit, ale jen pokud je od začátku dobře navržený.
Data a závislost na dodavateli
U hotového softwaru si ověřte, jestli jde vaše data kdykoli exportovat v použitelném formátu a jestli má produkt API pro napojení dalších systémů. U systému na míru se ptejte, kdo bude vlastnit zdrojový kód, kde poběží a jak bude zajištěná další podpora a rozvoj. V obou případech je dobré vědět, co se stane, když budete chtít dodavatele změnit.
Lidé
Sebelepší systém je k ničemu, když ho lidé nebudou chtít používat. Hotový software s obecnými obrazovkami může být pro vaše kolegy zbytečně složitý. Systém na míru může mluvit jejich jazykem a ukazovat jen to, co potřebují. Na druhou stranu u něj musíte počítat s tím, že návrh a ladění vyžadují váš čas a zpětnou vazbu.
Kombinace obou přístupů
Volba nemusí být černobílá. Často nejlépe funguje kombinace: účetnictví zůstane v osvědčeném programu, e-maily a dokumenty v běžných kancelářských službách a systém na míru pokryje to, co je pro firmu klíčové, třeba zakázky, výrobu nebo komunikaci se zákazníky. Oba světy se propojí, takže se data nemusí přepisovat. Doklady se například vystaví v systému na míru a automaticky se předají do účetnictví.
Tento přístup spojuje výhody obou cest. Za standardní agendu nemusíte platit vývoj a v oblasti, kde je vaše přidaná hodnota, máte nástroj přesně podle sebe.
Začněte malou první verzí
Systém na míru nemusí vzniknout najednou. Velké projekty, které se snaží vyřešit všechno naráz, bývají rizikové: trvají dlouho, požadavky se během vývoje mění a první výsledky přicházejí pozdě. Osvědčuje se opačný postup:
Vyberte tu část agendy, která vás dnes nejvíc brzdí.
Navrhněte pro ni jednoduché řešení a nasaďte ho do provozu.
Sbírejte zpětnou vazbu od lidí, kteří systém používají.
Postupně přidávejte další moduly podle skutečných potřeb.
Riziko je menší, výsledky vidíte dřív a systém roste spolu s vámi. Navíc po první etapě mnohem lépe víte, co od dalšího vývoje chcete.
Jak probíhá vývoj systému na míru
Pokud se rozhodnete pro vlastní řešení, je dobré vědět, co vás čeká. Vývoj obvykle probíhá v těchto krocích:
Analýza: společně projdeme, jak dnes pracujete, kdo bude se systémem pracovat a co je pro vás nejdůležitější.
Návrh: vznikne návrh obrazovek a struktury dat, na kterém si ověříte, že řešení odpovídá vaší představě, ještě než se začne programovat.
Vývoj po etapách: systém vzniká po částech a každou z nich můžete vyzkoušet a připomínkovat.
Převod dat a zaškolení: stávající data se přenesou do nového systému a lidé se naučí s ním pracovat.
Spuštění a podpora: po spuštění se systém dál ladí podle skutečného provozu a rozvíjí podle potřeb firmy.
Vaše role přitom nekončí zadáním na začátku. Nejlepší výsledky vznikají tam, kde se do projektu průběžně zapojují lidé, kteří budou systém používat. Jejich připomínky během vývoje jsou mnohem cennější a snáze se zapracují než změny po spuštění.
Časté chyby při rozhodování
Rozhodnutí jen podle ceny licence nebo vývoje. Rozhodující jsou celkové náklady a přínos za několik let, ne první faktura.
Kopírování současného stavu. Nový systém by neměl jen převést staré tabulky do aplikace. Je to příležitost procesy zjednodušit.
Snaha vyřešit všechno najednou. Obrovské zadání se těžko odhaduje, dlouho vyvíjí a ještě hůř zavádí.
Podcenění převodu dat a zaškolení. I dobrý systém může narazit, když v něm chybí historická data nebo lidé nevědí, jak s ním pracovat.
Nejasné vlastnictví. Před začátkem spolupráce si vyjasněte, komu patří zdrojový kód, data a přístupy k serveru.
Otázky, které si položit před rozhodnutím
Které činnosti jsou pro naši firmu jedinečné a které děláme stejně jako ostatní?
Kde dnes ztrácíme nejvíc času a kde vznikají chyby?
Existuje na trhu produkt, který pokryje naše potřeby bez velkých kompromisů?
Jaké budou celkové náklady hotového softwaru za několik let včetně všech licencí a doplňků?
Jsme připraveni věnovat čas spolupráci na návrhu systému na míru?
Kdo se bude o řešení starat po spuštění?
Jak vám můžeme pomoci
Nevíte, která cesta je pro vás ta správná? Popište nám, jak dnes pracujete, jaké nástroje používáte a co vás brzdí. Společně projdeme vaše procesy a doporučíme řešení, které bude dávat smysl technicky i obchodně. Někdy to bude systém na míru, jindy dobře nastavený hotový produkt doplněný o chytré propojení. Důležité je, aby výsledek skutečně pomáhal vašemu byznysu.